您的活动场地清单,以帮助您选择最佳位置

最后更新时间为2019年9月5日,作者: 戴安娜·罗德里格斯·扎巴(Diana Rodriguez-Zaba)

客户依靠您使它看起来简单。他们依靠您的才能来协调每个细节。作为企业活动策划者,您将监督从设置和客户服务到最终故障和清除的所有过程。

您上次放慢脚步并重新查看您选择场所的清单时是什么时候?

选择场地

我们在芝加哥提供一整套的事后清洁服务,因此我们直接了解您的工作量。我们提供幕后经验,可帮助您整理选择最佳活动场地的标准。

简化事件定位流程的10条提示

每个客户都有不同的需求和期望。没有两个工作是一样的。无论理想的地点是会议中心还是酒店的宴会厅,都必须给与会者留下深刻的印象,并使其适合场合。此10点活动场所清单可帮助您简化选择过程。

1.知道谁,为什么和多少

选择活动场所总是从您的 初步客户咨询。你会知道你是谁’请注意,确定事件类型和统计的人数。有了这些基本信息,您就可以开始缩小潜在位置中的最佳选择范围。

2.查看地图和停车场

大多数场馆都通过带有位置地图的网站来保持数字化。使用这些在线工具来验证哪些场所可以为您的客户提供最佳访问权限’的事件。还要确认停车位,容量和适用的费用。

电源提示 : 如果你’为了协调大型活动,请查看场馆交通选择,例如场外停车,下车点和班车服务。

3.查找合适的平面图

使用您的在线访问来获得占地面积和 布局选项。场地空间信息应包括从贸易展览到行政午餐的各种功能选择的总体思路。浏览位置’的产品组合,以查看其最近发生的事件。

4.通过面试缩小搜索范围

大多数设施经理很乐意安排会议并回答基本问题。准备好选择场所的清单,以便涵盖所有详细信息。该地点是否处理与您相似的工作?如果不是,请询问他们如何计划您的活动。

5.扩大人员可用性

询问活动期间员工的空余情况,以进行设置,停车,餐饮服务和其他工作。讨论您的要求 员工与客人的比例。将内部支持的成本与外包服务进行比较。

电源提示: 与会场的会议’员工主管通常可以帮助您弄清重要的服务细节。

6.定义需求和期望

在选择活动场所之前,请确保设施管理人员完全了解您的需求。如果计划包括500人自助餐,那么该地点是否可以进行现场食物准备?谁来主持颁奖典礼?对您和客户的期望非常清楚。

电源提示: 如果您的公司活动涉及酒吧服务,请确保场地上装有最新的 前提许可证的消耗.

7.了解场地限制

询问可能会修改您的计划的限制。您可以张贴外部标牌吗?您可以自带餐饮服务吗?大多数位置都适合计划人员使用,但要通过了解特定于站点的限制来避免麻烦。

8.坚持收费透明

当您协商最终成本时,知道什么是和什么’被遮盖。坚持进行总的工作成本明细,列出从安装费和现场安全到空间或人员需求的最新变化等所有内容。

电源提示: Ask about the venue’关于活动取消和客户退款的政策。

9.敲定清理安排

一些活动场所希望您进行最后的清理,而另一些活动场所则提供服务。如果您安排安排专业的事后清洁人员,则通常可以协商费用。通过与 独立清洁承包商,您可以将最终清理工作交给经过认证的团队来处理,无论场地大小如何,这些团队都可以有效地完成工作。

10.信任网络的力量

最古老的营销形式之一也是选择活动场所的最佳资源之一:口口相传。今天,您可以立即  访问评论 跨互联网站点和社交媒体渠道。与您自己信任的公司活动策划者网络确认在线肯定和否定。

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我们的团队会为您在非常苛刻的业务中的辛勤工作提供专业的建议。让我们知道我们的清单如何与您的经历保持一致。